Copilot Chat in de zorg: wat mag wel en wat niet?

Waarschijnlijk hebben jullie het al

Werken jullie met Microsoft 365, dan zit Copilot Chat al in jullie abonnement. Je opent het in de Microsoft 365-app, in Teams of in de Edge-browser. Je stelt een vraag, laat een tekst herschrijven of laat een bestand samenvatten dat je zelf toevoegt.

Dan komt meteen de vraag op: mag dat eigenlijk, in een zorg- of welzijnsorganisatie? Het eerlijke antwoord is: ja, voor veel kantoorwerk, als je een paar duidelijke afspraken maakt.

Gratis Copilot Chat is iets anders dan Microsoft 365 Copilot

Er zijn twee varianten, en dat verschil is belangrijk.

Copilot Chat zit bij jullie Microsoft 365-abonnement. Het kan niet zelf in jullie mail, agenda, Teams-gesprekken of SharePoint kijken. Het werkt met wat je zelf typt of uploadt, en met informatie van internet.
Microsoft 365 Copilot is een betaalde licentie per gebruiker. Die kan wel in jullie mail, bestanden en vergaderingen zoeken, binnen de rechten die iemand al heeft.

Dit artikel gaat over de gratis Copilot Chat: daar beginnen de meeste kleine organisaties mee.

Wat Microsoft belooft over jullie gegevens

Log je in met je werkaccount, dan geldt volgens Microsoft de zogeheten zakelijke gegevensbescherming (enterprise data protection). Dat betekent onder meer:

Je vragen en de antwoorden worden niet gebruikt om de AI-modellen te trainen.
De afspraken uit het verwerkingscontract met Microsoft gelden ook voor Copilot Chat.
Bestanden die je uploadt, komen in je eigen OneDrive te staan en kun je zelf weer verwijderen.
Microsoft valt voor Copilot Chat onder de afspraken om gegevens binnen de EU te verwerken (EU Data Boundary).

Twee kanttekeningen. Zoekopdrachten die Copilot op internet uitvoert, vallen niet onder die afspraken. En met een privéaccount, of in een andere AI-app, gelden ze helemaal niet. Gebruik voor werk dus altijd je werkaccount.

Waarom cliëntgegevens er toch niet in horen

Gegevens over de gezondheid of hulpvraag van cliënten zijn bijzondere persoonsgegevens. Daar gelden in de AVG extra strenge regels, en veel zorgprofessionals hebben daarnaast een beroepsgeheim. Een goede bescherming door Microsoft verandert daar niets aan: je mag deze gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Mijn advies is daarom eenvoudig: houd cliëntinformatie buiten Copilot Chat. Gebruik het voor het werk eromheen, en dat is meer dan je denkt.

Wat wel kan en wat niet

Dit kan goed	Dit hoort er niet in
Een vergaderverslag van intern overleg, zoals teamoverleg of werkoverleg, zonder namen of situaties van cliënten Een mail of nieuwsbrief herschrijven zodat hij korter en vriendelijker is Een opzet maken voor een werkinstructie, protocol of agenda Een lang beleidsstuk of openbaar rapport samenvatten Een moeilijke tekst in eenvoudige taal uitleggen Ideeën verzamelen voor een teamdag of een vacaturetekst	Cliëntrapportages, dossiers of overdrachten Overleg over een cliënt, ook niet als je de naam weglaat: een situatie is vaak toch herleidbaar Personeelszaken: verzuim, beoordelingen, conflicten Wachtwoorden, contracten of andere vertrouwelijke stukken Beslissingen die je aan Copilot overlaat in plaats van zelf neemt

Dit kan goed

Dit hoort er niet in

Een vergaderverslag van intern overleg, zoals teamoverleg of werkoverleg, zonder namen of situaties van cliënten
Een mail of nieuwsbrief herschrijven zodat hij korter en vriendelijker is
Een opzet maken voor een werkinstructie, protocol of agenda
Een lang beleidsstuk of openbaar rapport samenvatten
Een moeilijke tekst in eenvoudige taal uitleggen
Ideeën verzamelen voor een teamdag of een vacaturetekst

Cliëntrapportages, dossiers of overdrachten
Overleg over een cliënt, ook niet als je de naam weglaat: een situatie is vaak toch herleidbaar
Personeelszaken: verzuim, beoordelingen, conflicten
Wachtwoorden, contracten of andere vertrouwelijke stukken
Beslissingen die je aan Copilot overlaat in plaats van zelf neemt

Vijf afspraken voor je team

Altijd met je werkaccount. Nooit met een privéaccount of een andere AI-app.
Geen cliëntinformatie en geen personeelszaken. Twijfel je, laat het dan weg.
Lees alles na. Copilot kan overtuigend klinken en toch iets verkeerd hebben.
Jij blijft verantwoordelijk. Copilot is een assistent: jij controleert, beslist en ondertekent.
Leg de afspraken vast. Eén A4 voor het hele team voorkomt dat iedereen een eigen lijn kiest.

Twijfel je over jullie situatie? Kijk dan in het privacybeleid van jullie organisatie, of vraag het aan jullie functionaris gegevensbescherming of ICT-leverancier. Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies.

Zelf aan de slag

In de Copilot Essentials Workshop oefent je team een dagdeel met Copilot Chat, met een fictieve casus en herkenbare voorbeelden. Aan het eind liggen er duidelijke teamafspraken. Wil je eerst weten waar jullie Microsoft 365-werkplek staat? Dan is de M365 Werkplekscan Compact een goed begin.